秘书工作者知识结构的组成

  对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识

  一、基础知识

  秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。

  1.科学文化知识

  基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

  2.马列主义理论知识

  哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。

  3.政策法规知识

  这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。

  二、专业知识

  是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。

  1.理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。

  分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。

  2.业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。

  3.行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

  三、相关知识

  秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。

  1.新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。

  2.管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。

  3.社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。

  4.心理学知识。

  四、社会知识

  国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。

  国内知识，国情，民情，民俗，民风等。

  如何提高秘书的办公效率

  作为一名出色的秘书，要有效利用工作时间，提高办公效率应该从下几方面开始：

  1、明确自己的工作任务和职责;

  2、要区分常规工作和非常规工作;

  3、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学的有序的一项一项地完成工作任务。

  4、巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率;

  5、使用办公辅助手段帮助组织工作;

  6、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益;

  7、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作;

  8、秘书应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度。

  秘书基本礼仪

  礼仪是一门综合性较强的行为科学，是指在人际交往中，自始至终地以一定的、约定俗成的程序、方式来表现的律己、敬人的完整行为。由于地区和历史的原因，各地区、各民族对于礼仪的认识各有差异。在长期的国际往来中，逐步形成了外事礼仪规范，也叫涉外礼仪。

  涉外礼仪就是人们参与国际交往所要遵守的惯例，是约定俗成的做法。它强调交往中的规范性、对象性、技巧性。

  随着我国改革开放脚步的加快，人们在生活和工作中外事交往增多，了解涉外礼仪的内容和要求，掌握与外国人交往的技巧则显得尤为重要。

  人和人之间有接触才有了解，有了解才能沟通，有沟通才会互动，这是三个重要的程序。接触是前提。接触了之后才会了解，逐渐了解之后才容易沟通。所谓沟通是双向理解，我理解你，你也理解我。那么从国际交往的角度来看，宏观上涉外礼仪有三个基本要求：

  第一个要求尊重为本，要强调自尊自爱，要尊重自己的职业，要尊重自己的单位.

  第二个方面的理念就是要善于表达。在国际交往中，接待外国客人，

  第三个方面是要强调接待三声：“来有迎声，问有答声、去有送声”。

  自我介绍、介绍他人、名片的制作和使用、与外国朋友交换礼物、宴请外国朋友等等需要使用的一些常规的礼仪。从而在衣食住行访谈送等方面，使人们对涉外礼仪有一个全面地了解。他认为，与人交往要尊重为先，尊重别人就是尊重自己，发现别人的优点，实际上就等于肯定自我，那说明你宽容，说明你谦虚，说明你好学。所以在国际交往中，要善于发现别人的所长。

  【秘书会议礼仪】

  按参会人员来分类，会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。

  会议的分类：外部会议、内部会议、发布会、工作例会、研讨会、部门会、座谈会……、计划总结会……。

  内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。

  我们以外部会议为例，讲一讲商务礼仪中需要关注的一些细节。我们将会议分成会议前、会议中、会议后。

  1.会议前

  在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面：

  when-会议开始时间、持续时间where-会议地点确认who-会议出席人what-会议议题others-接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等。

  when-时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。

  where-地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。

  who-人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。

  what-会议的议题，就是要讨论哪些问题。

  others-会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。

  2.会议中

  在会议进行当中，我们需要注意以下这几方面：

  (1)会议主持人

  主持会议要注意：

  介绍参会人员;

  控制会议进程;

  避免跑题或议而不决;

  控制会议时间。

  (2)会议座次的安排

  会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。

  一般情况下会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。

  在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。

  还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。

  3.会议后

  在会议完毕之后，我们应该注意以下细节，才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括：

  会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事物的跟进;

  赠送公司的纪念品;

  参观，如参观公司，或厂房等。

  如果必要，合影留念。